CINIBA - PBN - Moduł Sprawozdawczy

PBN – MODUŁ SPRAWOZDAWCZY- link do pomocy

PBN Moduł Repozytoryjny

PBN Moduł Sprawozdawczy

CZYM JEST MODUŁ SPRAWOZDAWCZY PBN?¹

Moduł Sprawozdawczy to funkcjonalność Polskiej Bibliografii Naukowej uruchomiona w połowie sierpnia 2015 r. będąca jedynym, oficjalnym miejscem wprowadzania danych o publikacjach (artykułach, książkach i rozdziałach), które będą brane pod uwagę w ocenie dyscyplin naukowych.

1. Systemy PBN oraz Polon omawiane są w 165 numerze Biuletynu EBIB dedykowanego bibliotekarzom i innym pracownikom polskich jednostek naukowych, związanych z naukową sprawozdawczością.

JAKIE INFORMACJE GROMADZI MODUŁ SPRAWOZDAWCZY?

Moduł sprawozdawczy gromadzi informacje o monografiach, rozdziałach i artykułach. Na razie nie jest przewidziane rozszerzenie tej listy o inne rodzaje publikacji.

KTO JEST OPERATOREM MODUŁU SPRAWOZDAWCZEGO?

Od kwietnia 2016 r. rolę operatora systemu PBN oraz POL-index pełni Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy. Wcześniej funkcję tę sprawowała firma Index Copernicus, która przejęła system od jego twórcy, którym jest ICM (Interdyscyplinarne Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego, Uniwersytet Warszawski).

CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA DANYCH

Rozporządzenie parametryzacyjne z 22 lutego 2019 r. zakłada bieżące przekazywanie danych do systemów ministerialnych.

Na chwilę obecną w systemie PBN na podstawie Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 26.02.2016 dane są aktualizowane dwa razy w roku według stanu na dzień 30 czerwca (w terminie do końca sierpnia danego roku) oraz 31 grudnia (w terminie do końca lutego następnego roku). Wcześniej do lutego 2016 r. informacje archiwizowano kwartalnie. 

KIM SĄ IMPORTERZY PUBLIKACJI?

Importer Publikacji to osoba w jednostce naukowej odpowiedzialna za przesłanie danych do Modułu Sprawozdawczego. Ze względu na oficjalny charakter Modułu oraz wagę sprawozdań uprawnienia dla osób wprowadzających dane w imieniu jednostki naukowej muszą wynikać ze stosownego upoważnienia udzielonego na piśmie przez kierownika jednostki naukowej.

• Instrukcja uzyskiwania roli Importera Publikacji znajduje się na stronie PBN
• Wzór upoważnienia dla Importera

JAKIE DANE W MODULE SPRAWOZDAWCZYM BĘDĄ MUSIELI UZUPEŁNIĆ IMPORTERZY UŚ?

Do czerwca 2019 r. kiedy planowane jest uruchomienie pierwszej wersji PBN 2.0 Importer Publikacji, oprócz wgrania do Modułu pliku .xml otrzymanego z Biblioteki UŚ, będzie musiał sprawdzić każdy rekord pod względem poprawności danych oraz uzupełnić brakujące informacje. Przede wszystkim są to informacje o:

• afiliacji do jednostki,
• otwartym dostępie do publikacji (Open Access)
• „indeksowaniu w bazach czasopism i abstraktów: Web of Science Core Collection, Scopus lub w innych bazach danych uznanych w środowisku naukowym danej dyscypliny naukowej za spełniające kryterium szerokiej dostępności” (dotyczy m.in. materiałów konferencyjnych),
• uzupełnienia pełnych tytułów czasopism w artykułach,
• poprawienia oznaczenia odpowiedzialności w przypadku książek (autor czy redaktor),
• ewentualnego doprecyzowania liczby arkuszy wydawniczych,
• od 01 sierpnia 2016 r. według nowej interpretacji dostarczonej operatorowi systemu przez MNiSW w opisach rekordów rozdziałów z monografii należy uzupełnić informacje o redaktorach monografii,
• od 13.01.2017 r. wprowadzono nowe zasady uzupełniania danych sformułowane w "Podręczniku użytkownika - Ankieta jednostek w systemie PBN" dostosowane do opublikowanego "Rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27.12.2016 r. w sprawie przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym i uczelniom, w których zgodnie z ich statutami nie wyodrębniono podstawowych jednostek organizacyjnych"

JAKĄ ROLĘ PEŁNI BIBLIOTEKA UŚ W PROCESACH ZWIĄZANYCH Z MODUŁEM?²

Biblioteka UŚ na podstawie "Zarządzenia nr 63 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 17 kwietnia 2015 r. w sprawie dokumentowania i upowszechniania dorobku naukowego pracowników Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach." generuje z Bibliografii Dorobku Pracowników UŚ pliki .xml dla Importerów Publikacji na Wydziałach. Stara się pełnić funkcje doradcze i informacyjne dla wszystkich zainteresowanych Modułem Sprawozdawczym PBN.

2. Szczegóły związane z rolą Biblioteki UŚ zostały omówione w artykule System bibliograficzny Uniwersytetu Śląskiego jako źródło danych referencyjnych dla systemów informacyjnych uczelni i państwa / Aleksandra E. Adamczyk, Michał Tomaszek, Andrzej Koziara.// Forum Bibl. Med. - 2016, nr 1, s. 167-178. Materiał był prezentowany na XXXIV Konferencji Problemowej Bibliotek Medycznych ”Biblioteka przyszłości” (Białystok, 29 czerwca - 1 lipca 2016 r.).

CZY PUBLIKACJE MOGĄ BYĆ WYSŁANE Z BIBLIOTEKI UŚ DO MODUŁU SPRAWOZDAWCZEGO?

Nie bezpośrednio. Ze względu na to, że sama Biblioteka nie jest jednostką naukową w rozumieniu ustawy, nie może mieć dostępu do Modułu. Pliki z publikacjami pochodzącymi z Bibliografii Dorobku Pracowników UŚ za wymagane lata przekazujemy Importerom Publikacji na Wydziałach do wgrania i uzupełnienia. Pliki obejmują tylko i wyłącznie dane pobrane z Bibliografii Dorobku Pracowników UŚ. Jeżeli dane nie zostały przekazane przez autorów do Bibliografii, nie znajdą się w pliku do Modułu Sprawozdawczego i nie zostaną poddane ocenie.

CZY BIBLIOTEKA PRZEKAZUJE DANE DO PBN REPOZYTORYJNEGO?

Biblioteka nigdy nie przekazywała danych do Modułu Repozytoryjnego PBN i takie eksporty w tej chwili nie są planowane. Eksport danych bibliograficznych do Modułu Sprawozdawczego PBN jest dla Biblioteki obligatoryjny ze względu na parametryzację jednostek naukowych. Cały wysiłek zespołów zaangażowanych w pracę jest skierowany na skuteczną realizację wymogów sprawozdawczych.

KALENDARIUM PBN I MODUŁU SPRAWOZDAWCZEGO

• 24 lutego 2015 r. - ukazuje się Ustawa z dnia 15 stycznia 2015 r. o zmianie ustawy o zasadach finansowania nauki oraz niektórych innych ustaw (Dz.U.2015 poz. 249). Zgodnie z art. 9 tej ustawy Jednostki naukowe [...] wprowadzą do Systemu Informacji o Nauce dane i informacje, o których mowa w art. 4cust. 3 i 10 ustawy, o której mowa w art. 1, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, w terminie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy. Dane i informacje wprowadza się za okres od dnia 1 stycznia 2013 r.
• 8 kwietnia 2015 r. - zmiana operatora technicznego bazy PBN, zostaje nim Index Copernicus International. IC przejęła system od jego twórcy, którym jest ICM (Interdyscyplinarne Centrum Modelowania Matematycznego i Komputerowego, Uniwersytet Warszawski).
• Ukazuje się "Zarządzenie nr 63 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 17 kwietnia 2015 r. w sprawie dokumentowania i upowszechniania dorobku naukowego pracowników Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach". Bibliografia Dorobku Pracowników UŚ staje się źródłem informacji o publikacjach dla systemów uczelnianych oraz ministerialnych.
• Programowaniem i testowaniem procedury eksportowej, umożliwiającej wyrzut danych z Bibliografii Dorobku Pracowników UŚ do PBN, zajęły się: firma Max Elektronik (twórca systemu na którym oparta jest Bibliografia), Biblioteka UŚ oraz pracownicy Pionu Dyrektora ds. Informatyzacji UŚ.
• W kwietniu 2015 r. zgodnie z zasadami przyjętymi przez operatora PBN Biblioteka UŚ w porozumieniu z Działem Nauki zainicjowała powołanie Menadżerów PBN w jednostkach naukowych Uniwersytetu Śląskiego.
• 25 maja 2015 r. - wchodzi w życie Ustawa o zmianie ustawy o zasadach finansowania nauki oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2015 poz. 249).
• W czerwcu 2015 r. nasilają się kłopoty z działaniem systemu PBN. Baza była co kilka dni zamykana co utrudniało prace nad testowaniem procedury eksportowej z Bibliografii Dorobku.
• 4 lipca 2015 r. - wchodzi w życie Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 czerwca 2015 r. w sprawie Systemu Informacji o Nauce (Dz.U. 2015 poz. 944 ze zm.) zawierające szczegółowy zakres danych dla poszczególnych typów publikacji, jak również terminy ich przesyłania do systemu.
• 10 lipca 2015 r. - ukazuje się Komunikat w sprawie terminu wprowadzania danych i informacji do Systemu Informacji o Nauce w ramach Zintegrowanego Systemu Informacji o Nauce i Szkolnictwie Wyższym „POL-on”. W Komunikacie tym Sekretarz Stanu prof. Marek Ratajczak informuje, że po upływie ww. terminu [czyli nakazanego ustawą terminu przekazania danych - 25 sierpnia 2015 r.] nadal będzie możliwe uzupełnianie i korygowanie wprowadzonych informacji, a MNiSW planuje przeprowadzenie analizy procesu wprowadzania danych po rozpoczęciu roku akademickiego 2015/2016.
• Całkowite wyłączenie PBN między 17 lipca a 06 sierpnia 2015 r. w związku z koniecznością dostosowania PBN do Rozporządzenia z 4 lipca.
• Do 6 sierpnia 2015 r. - funkcjonuje jedynie „stara” wersja PBN (później nazwana Modułem Repozytoryjnym PBN), która nie uwzględnia możliwości wpisania nowych informacji zgodnie z rozporządzeniem dotyczącym systemu.
• 7 sierpnia 2015 r. (okres urlopowy) zostaje ogłoszone powstanie Modułu Sprawozdawczego, który ma służyć jako miejsce składania sprawozdań jednostek naukowych.
• Biblioteka UŚ zawiadamia o sytuacji władze Uczelni i Dział Nauki, oraz zwraca uwagę na konieczność powołania przez kierowników jednostek tzw. Importerów Publikacji. Letni termin wprowadzenia zmian w PBN uniemożliwił władzom UŚ natychmiastowy kontakt z kierownikami Wydziałów. W Bibliotece rozpoczynają się prace nad nową procedurą przekazywania danych do PBN zgodną ze zmienionym standardem pliku importowego (.xml).
• 25 sierpnia 2015 r. - graniczna data przekazania pierwszej partii danych (za lata 2013-2015) do Polskiej Bibliografii Naukowej (trzy miesiące od uprawomocnienia się Ustawy o finansowaniu nauki).
• Operator PBN decyduje o zamknięciu wersji testowej Modułu Sprawozdawczego dla osób niebędących Importerami.
• 29 września 2015 r. - pierwsze szkolenie pt. „Polska Bibliografia Naukowa w kontekście obowiązków sprawozdawczych jednostek naukowych na podstawie Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie Systemu Informacji o Nauce 2015”. Warszawa (prowadzenie: Index Copernicus International).
• Biblioteka prowadzi szkolenia dla ponad 50 osób wyznaczonych jako Importerzy Publikacji w jednostkach UŚ (terminy: 07.10., 12.10, 15.10, 27.10.). W połowie miesiąca następuje pierwszy eksport plików .xml dla Importerów do wgrania, uzupełnienia i zamknięcia w Module Sprawozdawczym - ponad 9 tysięcy tytułów z lat 2013-2014 oraz 2015.
• 12 października 2015 r. - drugie szkolenie pt. „Polska Bibliografia Naukowa w kontekście obowiązków sprawozdawczych jednostek naukowych na podstawie Rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie Systemu Informacji o Nauce 2015”. Warszawa (prowadzenie: Index Copernicus International). Po raz pierwszy pojawia się informacja o konieczności „zatwierdzenia sprawozdania” co jest formalnym potwierdzeniem jego złożenia w PBN-S.
• 30 października 2015 r. - data złożenia pierwszego sprawozdania za okres 1 stycznia 2013 - 30 września 2015 r. do PBN-S. Wszystkie jednostki naukowe UŚ zdążyły zamknąć sprawozdania w terminie.
• 30 stycznia 2016 r. - data złożenia drugiego sprawozdania za okres 1 października - 31 grudnia 2015 r. Wszystkie jednostki naukowe UŚ zdążyły zamknąć sprawozdania w terminie.
• Do maja 2016 r. łączna liczba artykułów, monografii i rozdziałów z monografii wyeksportowanych z Bibliografii Dorobku i przesłanych Importerom Publikacji wyniosła ponad 13 tysięcy tytułów w pięciu "transzach".
• 11 marca 2016 r. - ukazuje się Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 26 lutego 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie Systemu Informacji o Nauce (Dz.U. 2016, poz. 309). Zgodnie z tym rozporządzeniem zmieniono częstotliwość składania przez jednostki z kwartalnej na półroczną. Określono w nim również daty składania sprawozdań na: 31 sierpnia (dane za okres 1 stycznia - 30 czerwca) i 28 lutego (dane za okres 1 lipca - 31 grudnia).
• 1 kwietnia Index Copernicus informuje, że nie będzie dłużej operatorem technicznym systemu PBN.
• 8 kwietnia - zmiana operatora technicznego PBN, zostaje nim Ośrodek Przetwarzania Informacji - Państwowy Instytut Badawczy.
• 4-23 kwietnia 2016 r. - zamknięcie PBN w związku ze zmianą operatora technicznego.
• 25 kwietnia OPI uruchamia środowisko testowe z zestawem dwóch aplikacji: dotychczasowej aplikacji PBN rozszerzonej o nowe funkcje oraz nowej aplikacji sprawozdawczej.
• 28-29 czerwca - OPI organizuje szkolenie "Techniczne aspekty wprowadzania danych do nowego Modułu Sprawozdawczego PBN", 28-29 czerwca 2016 r..
• 5 lipca - uruchomienie produkcyjnej wersji dwóch aplikacji do wprowadzania danych do Modułu: klasycznej, wzbogaconej o nowe funkcje (https://pbn.nauka.gov.pl/sedno-webapp/) oraz całkiem nowej (https://pbn-ms.opi.org.pl/pbn-report-web/).
• 1 sierpnia - operator systemu informuje Importerów o nowej interpretacji przepisów dostarczonej przez MNiSW. Według niej w opisach rekordów rozdziałów z monografii należy uzupełnić informacje o redaktorach monografii - zarówno w rekordach wprowadzanych na bieżąco jak i już zamkniętych w sprawozdaniach.
• 31 sierpnia - data złożenia trzeciego sprawozdania (dane za okres 1 stycznia - 30 czerwca). Wszystkie jednostki naukowe UŚ zamknęły sprawozdania w terminie.
• 27-28 października OPI organizuje szkolenie "Techniczne aspekty dostosowania systemów POL-on i PBN do przepisów kompleksowej oceny jednostek naukowych za lata 2013-2016".
• 27 grudnia 2016 r. ukazuje się "Rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27.12.2016 r. w sprawie przyznawania kategorii naukowej jednostkom naukowym i uczelniom, w których zgodnie z ich statutami nie wyodrębniono podstawowych jednostek organizacyjnych"
• 13 stycznia 2017 r. OPI publikuje "Podręcznik użytkownika - Ankieta jednostek w systemie PBN" i informuje, że w związku z tym, że Rozporządzenie w sprawie kategoryzacji określa szereg danych niezbędnych w procesie oceny, ale nieprzechowywanych dotąd w systemie PBN, konieczne będzie uzupełnienie tych danych w nowym widoku specjalnym systemu. Podano wstępnie daty nowych szkoleń z obsługi systemu PBN.
• 24 i 26 stycznia 2017 r. odbywa się szkolenie Ankieta jednostki za lata 2013–2016 wraz z przedstawieniem modułu do obsługi ankiety jednostki w systemie PBN.
• 17 lutego na środowisku produkcyjnym nowej aplikacji PBN udostępniony zostaje Moduł Danych do Ankiety Jednostki w PBN wraz z dedykowanym podręcznikiem użytkownika.
• 3 marca OPI informuje o rozpoczęciu procesu codziennej archiwizacji danych między godziną 0:30 a 03:00. W tym czasie rekordy nie będą dostępne do edycji. Dodano możliwość ręcznego zablokowania publikacji do archiwum.
• 13 marca następuje awaria systemu na skutek której jednostki tracą część aktualnych informacji o publikacjach w PBN. Po wdrożeniu działań naprawczych następuje konieczność przywracania utraconych danych z kopii znajdujących się w nowej aplikacji środowiska testowego.
• 23 marca w celu usprawnienia pracy w PBN dodano nowe funkcjonalności m.in. możliwość tworzenia kopii zapasowych na żądanie, ujednolicanie autorów, ręczne archiwizowanie zablokowanych tytułów.
• 27 marca MNiSW ogłasza komunikat o przedłużeniu terminu składania wniosków o przyznanie kategorii naukowej przez jednostki naukowe lub uczelnie. Nowy termin to 21 kwietnia 2017 r.
• 21 kwietnia jednostki naukowe UŚ zamykają ankiety jednostek w PBN.
• 30 czerwca na aplikacji klasycznej PBN operator systemu wyłącza Moduł Sprawozdawczy. Od tego momentu sprawozdawanie dorobku odbywa się tylko na nowszej aplikacji.
• Na początku lipca pojawia się nowa odsłona portalu PBN. w której dodano m.in.: Moduł Analityczny, nowy panel wyszukiwania bez zalogowania, cytowania z Crossref, możliwość dodania informacji o ORCID.
• 2 października w nowej aplikacji PBN zaimplementowano nowe funkcjonalności (m.in. nowe raporty z pracy w systemie, Moduł Analityczny dla czasopism, rozszerzone API, zmieniono przekazywanie danych o osobach przez system POL-on - w nowszej wersji pojawią się doktoranci ) oraz przeprowadzono masową archiwizację publikacji. W tym dniu aplikacja była wyłączona.
• 14 grudnia wprowadzono Regulamin użytkowania serwisu PBN oraz możliwość wgrywania pełnych tekstów publikacji.
• Od 15 do 19 marca 2018 r. nastapiła przerwa techniczna (m.in. masowa archiwizacja danych, odświeżenie indeksów).
• W lipcu 2018 r. wprowadzone zostały zmiany podnoszące poziom bezpieczeństwa korzystania z gromadzonych przez system danych oraz poprawienie czytelności wybranych interfejsów systemu: zmieniono sposób użycia klucza do uwierzytelniania w API, w nowej aplikacji PBN zmieniono interfejsy aktualności i API, dodano opcję powiązania konta użytkownika PBN z odpowiednim profilem osoby z wykazów osób systemu POL-on.
• Od 1 stycznia 2019 r. kontakt z zespołem wsparcia użytkowników systemów PBN i POL-index będzie się odbywał wyłącznie za pośrednictwem systemu zgłoszeń, zrezygnowano z adresu Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..